När välfärdsområdet bildades för några år sedan genom sammanslagningen av över tio organisationer, behövde olika kulturer och arbetssätt för projektledning enhetliggöras.

”Den största utmaningen var att definiera vad som skulle bli just LUVN:s eget arbetssätt. Vi behövde skapa gemensamma begrepp och rutiner, och höja kvaliteten och mognaden i projektverksamheten,” säger utvecklingschef Veera Vihula.

På bara ett år har ett stort kliv tagits. En fungerande projektportfölj har gett struktur och ramar för utvecklingen.

Ökad kvalitet och kompetens

Tidigare varierade projektkunskapen stort mellan medarbetarna – vissa hade etablerade arbetssätt, medan andra hade liten erfarenhet av projektledning. Med portföljerna har kompetensen stärkts genom utbildningar, stödmaterial och coachning. Projektledare får inte bara instruktioner om att registrera data i portföljen, utan också stöd i att definiera nyttomål och mätetal för sina projekt.

Idag finns närmare 300 aktiva projekt i portföljen, som används flitigt av projektledare, utvecklingsansvariga och projektgrupper. Rapporter tas fram till ledningen enligt en månatlig cykel, bland annat med hjälp av tydliga trafikljusvyer.

”Värdet skapas genom att nyttan med projekten uppnås mer tillförlitligt, och arbetet blir både effektivare och mer kvalitativt än utan portföljen,” konstaterar Veera.

Portföljer som samverkar

Projekt- och applikationsportföljerna fungerar både var för sig och tillsammans. I applikationsportföljen finns information om alla system och deras kostnadsuppföljning, vilket gör det möjligt att koppla projekt till de system de påverkar. Det skapar en tydlig bild av beroenden och stärker insynen. ICT-investeringar och prioriteringar hanteras via idéportföljen.

”Vi har väldigt få projekt som inte innehåller någon form av digital utveckling. Portföljen gör det möjligt att visa hur projekt påverkar olika system, och även följa upp ekonomi och resurser. Det är otroligt värdefullt.”

Ambition och samarbete

LUVN:s framgång bygger på en ambitiös och systematisk satsning.

”Vi visste att vår mognadsnivå var låg från början. Därför bestämde vi oss för att bygga upp arbetssättet på ett målmedvetet och ambitiöst sätt,” säger Veera.

Nu pågår ett uppdateringsprojekt – ”version 2.0” – för att vidareutveckla portföljerna så att de ännu bättre stödjer verksamhetens behov.

Samarbetet med andra välfärdsområden och kommuner har också varit en viktig del av utvecklingen:

”Det har varit givande att dela erfarenheter, eftersom många välfärdsområden redan använder Thinking Portfolio. Det underlättar samarbetet när vi talar om samma plattform.”

‍