Höga krav på riskhantering inom flygbranschen

QOCO Systems Oy är en IT-leverantör inom flygindustrin. Riskhantering, standarder och regelverk är centrala i branschen, berättar Laura Auhto-Savolainen, ansvarig för företagets ledningssystem enligt ISO 9001 och ISO 27001. Hon är en av huvudansvariga för Riskportföljen och var med och anpassade verktyget för företagets behov.

Tidigare hade QOCO Systems, som många andra, utmaningar med att uppfylla kraven på riskhantering. Risker måste kunna hanteras på en detaljerad men enkel nivå. Det ska vara tydligt hur risker hänger ihop, vilka åtgärder de kräver och hur dessa hanteras. Man behöver också kunna se hela risklandskapet och snabbt hitta rätt information. Lösningen blev Thinking Portfolios Riskportfölj.
‍

Införande med goda erfarenheter i bagaget

QOCO Systems hade redan infört Thinking Portfolios Projektportfölj. På ett av Thinking Portfolios användarevent fick de se hur Riskportföljen används – och beslutet att skaffa den växte fram.

Laura minns att införandet av Projektportföljen gick smidigt, så när det var dags för den nya portföljen fanns både förtroende och kännedom om arbetssätten.
‍

”En bra relation underlättar arbetet för båda parter.”

Hon uppskattade särskilt att konsulterna visade en demomiljö och delade erfarenheter från andra liknande lösningar. – Vi ville ta tillvara på den kunskapen, även om vi hade vissa tydliga önskemål. Införandet var enkelt – alla våra förslag hanterades snabbt och smidigt. Ibland fick vi svar om att en ändring var klar nästan direkt efter att vi skickat in önskemålet, säger Laura.

Bättre överblick och djupdykning i detaljer

Riskportföljen fick positiv respons redan från start och har visat sig passa QOCO Systems behov väl. Laura lyfter fram att verktyget är intuitivt och lätt att lära sig.
– Det finns översiktsvyer och rapporter som ger en samlad bild ur olika perspektiv, men samtidigt kan man enkelt dyka ner på detaljnivå för enskilda risker. Att översikterna liknar vanliga tabeller gör det lätt att förstå innehållet.

I portföljen kan man definiera var i organisationen en risk hör hemma och hur risker är kopplade till varandra. Laura menar att verktyget fungerar mycket bra även ur ett ISO- och revisionsperspektiv – det är enkelt att ta fram rapporter som visar riskhantering, uppdateringar och status vid granskningar.

Hon framhåller också att det är en stor fördel att risker, projekt och resurshantering finns i samma verktyg och med samma gränssnitt, vilket gör kopplingar mellan olika delar enklare.

Siktar på vidareutveckling och bredare användning

På kort sikt är målet att Riskportföljen ska bli en naturlig del av vardagen, med löpande uppdateringar och genomgångar. På längre sikt vill QOCO Systems använda portföljen ännu mer – till exempel för ISO-certifieringar, kontinuerlig rapportering och produktvisa riskanalyser, samt för att koppla projektrisker till företagsövergripande risker.