Ett steg mot bättre formulär

Förra året genomfördes en omfattande formulärreform i Espoos Projektportfölj – ett gott exempel på lyckat samarbete. Stadens dokumentmallar för projektmodellen uppdaterades både innehållsmässigt och visuellt.
‍

Anneli berättar att behovet hade vuxit fram gradvis:
– Vi såg behov av förändring från flera håll. De ursprungliga formulären med checklistor var från 2015 och hade delvis uppdaterats under åren. Det hade uppstått flera olika versioner, och systemets lager på lager-struktur gjorde utvecklingen svår. Nu var tiden mogen att uppdatera innehållet mer systematiskt.
‍

Smidigt och effektivt samarbete

Formulärprojektet genomfördes parallellt med annat arbete under sex månader.
– Arbetet gick framåt i ett bra tempo och utan avstickare, säger Anneli. “Vi började med att Thinking Portfolio listade alla formulär i projektportföljen. Vi gick igenom dem och identifierade vilka som behövde uppdateras. Vi använde användarfeedback och jämförde med andra organisationers formulär. Vårt team definierade behoven och Thinking Portfolio tog fram lösningsförslag som vi testade i en testmiljö.”
‍

Keijo fyller i:
– Jag måste berömma Thinking Portfolios team. Workshopformatet fungerade väldigt bra och projektet genomfördes strukturerat i tre arbetsblock.
‍

”Vår applikationskonsult föreslår alltid nya lösningar och lyckas få oss att bli engagerade.”

‍

Moderna formulär som får beröm

Resultatet blev fräscha, tydliga och moderna formulär som är lätta att förstå och använda.
– Det är en fröjd att både titta på och fylla i formulären. De är tydliga, aktuella och enklare att förstå både språkligt och kommunikativt, säger Anneli.
‍

Keijo tillägger:
– Slutanvändarna har gett positiv feedback. Användbarheten har förbättrats avsevärt och huvudadministratörer kan nu själva uppdatera instruktionerna till de nya formulären.
‍

Förändringen ger även andra fördelar – framtida utvecklings- och förändringsarbeten går snabbare och blir billigare, och projektledarnas arbetstid kan minska.
‍

Fortsatt nära samarbete

Samarbetet med Thinking Portfolio fortsätter.
– Vår samarbetsmodell är etablerad och fungerar smidigt. Månatliga möten håller oss uppdaterade och ser till att beslut tas i rätt tid. Samarbetet är väldigt enkelt. Thinking Portfolios Demo Corners och sammanfattningar av nyheter är till stor hjälp, säger Keijo.
‍

Anneli ser fram emot framtiden:
– Vi är väldigt intresserade av att börja använda AI och ser fram emot att upptäcka vad det kan tillföra våra portföljer.