Från manuellt och traditionellt – till framåtriktat och insiktsdrivet

När Alecta Fastigheter skulle gå från beställarorganisation till förvaltning i egen regi bestämde man sig för att börja jobba på ett helt nytt sätt. Ekonomifunktionen gick från en traditionell arbetsmodell till mer fokus på strategi och insikt. Kärnan var digitalisering med ett nytt systemstöd. Valet föll på Hypergene, som hade rätt kombination av standardiserad produkt och kunniga konsulter som både kunde stötta och utmana under implementeringen.

Teamet och ledningen ville göra en förflyttning från en mer traditionell arbetsmodell, till att bli en ekonomifunktion som fokuserar mer på strategi och insikt genom digitalisering. Innan förflyttningen jobbade man, som många andra, med manuella processer.  

“Vi jobbade mycket med Excel för att komplettera och få fram information och göra de analyser vi ville åt. Ibland satt vi och tog fram samma underlag till flera olika processer, vilket var väldigt tidskrävande”, förklarar Mai Le, Business Controller på Alecta Fastigheter.

För att kunna jobba mer framåtriktat, istället för att bara titta på historiska data, krävdes förändring. För att stötta den förändringen valde teamet att köpa in Hypergene som verksamhetsstödsystem.

“Vi ville satsa på ett verktyg som känns genomtänkt, som är relativt standardiserat och från en leverantör som förstår vår verksamhet. Hypergene är lite unikt på det sättet”, säger Lena Rönnbäck, CFO, Alecta Fastigheter.

Teamet ville inte lägga mycket tid och resurser på att anpassa och bygga något eget, utan hellre tweaka en förpaketerad produkt. Hypergene erbjöd rätt kombination av flexibilitet och standardisering, med gedigen kunskap om branschen som grund.

Hypergene förenklar och frigör tid för analys

För dem som använder systemet, det vill säga såväl controllers som övriga ute i organisationen, har skiftet till Hypergene inneburit en förenkling av vardagen.

“Allting finns i ett och samma system, vilket är pedagogiskt och bra för användarna. Olika bestånd har ju olika utmaningar, men med Hypergene kan vi alla lägga mer tid på att analysera våra siffror istället för att bara hämta in dem”, säger Mai Le.

Allt detta bidrar till att ekonomifunktionen kan jobba mer insiktsdrivet och bli en mer integrerad del av verksamheten, oavsett om det gäller högtflygande affärsplanering eller utvärdering av konkreta uthyrningsmål.

“Vi vill utmana de traditionella arbetssätten. Nästa steg blir att se hur vi kan göra det på fler ställen, till exempel i vår projektportfölj, genom scenarioanalyser och med fler integrationer”, säger Lena Rönnbäck.